Provider oder Webdesigner wechseln: Verträge und Logins

Die 3 Säulen, die du wirklich brauchst

1) Domain & Registrar

Deine Webadresse, also die Domain, ist der Schlüssel. Wichtig ist, wer als Domaininhaber eingetragen ist – idealerweise du.

Registriert und verwaltet wird deine Domain von einem Registrar. Er ist meistens identisch mit deinem Hosting-Provider. Bei .de-Domains arbeitet der Registrar mit der DENIC zusammen, das ist die Organisation, die alle .de-Domains vergibt.

Wichtig: Du bist als Domaininhaber eingetragen und hast Zugang zum Kundenkonto. Denn insbesondere bei einem Umzug zu einem anderen Provider musst du der Domaineigner sein. Ohne diese Hoheit kannst du keinen sauberen Wechsel starten.

Für Domainumzüge brauchst du den sogenannten AuthInfo-Code (umgangssprachlich Auth-Code). Das ist der einmalige Umzugsschlüssel für deine Domain – den holst du meist selbst im Kundenkonto beim Registrar / Provider ab.

2) Hosting & Webspace & Mails

Beim Hosting-Provider liegen der Speicherplatz für Website und Datenbank und auch Mails sind meistens damit verbunden.

Du brauchst den Provider-Login – für Paketdetails, Rechnungen, Laufzeiten und mögliche Kündigungsfristen.

Auch wenn du den Provider nicht wechseln willst: Nur mit Zugang bleibst du handlungsfähig und hast je nach Vertrag Zugriff auf weitere wichtige Komponenten wie SSL-Zertifikat, FTP-Zugang, DNS-Einträge, etc.

Meistens liegen auch deine Mailkonten beim selben Provider. Du kannst zwar Mail und Webhosting trennen, was sicherheitstechnisch durchaus sinnvoll wäre, viele lassen es aber aus Bequemlichkeit zusammen.

Was ist der Knackpunkt mit den Mails?

Deine E-Mail-Adressen (z. B. info@deinedomain.xy) hängen direkt an deiner Domain. Wenn du etwas an der Website oder am Provider änderst, kann das deine E-Mails betreffen.

Das bedeutet, bei einem Providerwechsel müssen Postfächer und alte Mails ggf. mit umziehen (Stichwort: Archiv). Damit das nahtlos und ohne Verluste gelingt, sollte das sorgfältig geplant werden. Die E-Mail ist oft der wichtigste Kontaktkanal: Ausfälle kosten Vertrauen und Anfragen.

Zudem gibt es in diesem Zusammenhang Datenschutz-Themen: Wer darf Postfächer sehen, Passwörter ändern, Weiterleitungen setzen?

3) CMS-Admin (Website-Zugang)

Ein CMS (Content-Management-System) ist die Software, mit der du Inhalte deiner Website ohne Programmieren pflegen kannst – z. B. WordPress, Joomla oder Typo3.

Du brauchst einen eigenen Admin-Zugang im CMS auf deinen Namen. Gemeinsame „Agentur-Logins“ sind unübersichtlich und problematisch für Datenschutz und Nachvollziehbarkeit. Für Mitarbeitende reichen Redaktionsrollen aus: So bleibt es übersichtlich, datenschutzkonform und auch sicherer.

Diese Lizenzen und Nutzungsrechte sind wichtig

Lizenzen für Theme, Plugins, Schriften

Was heißt „Lizenz“?

Eine Lizenz ist die Erlaubnis, ein digitales Produkt zu nutzen – z. B. ein WordPress-Theme, ein Plugin oder eine Schrift. Sie regelt wer es nutzen darf, wofür (Website, Social, Print), wie lange und unter welchen Bedingungen (Updates, Support).

Warum ist das wichtig?

Ohne gültige Lizenz fehlen oft Updates und Sicherheitsfixes. Außerdem können rechtliche Fragen entstehen (z. B. bei Schriften in Logos). Für den Relaunch willst du Klarheit, damit nichts ausfällt.

Typische Bausteine & Besonderheiten

• Theme (z. B. Divi): Steuert Layout und Funktionen. Meist Abo-Modell mit Updates/Support. Prüfe, ob die Lizenz auf dich läuft oder auf die Agentur.

• Plugins: Zusatzfunktionen (Formulare, Cache, Slider, SEO). Einige sind kostenlos, viele pro Website lizenziert. Behalte Laufzeiten und Auto-Renewal im Blick.

• Schriften (Fonts): Hier gelten eigene Regeln. Web-Lizenz ist nicht automatisch Desktop-Lizenz (für PDFs/Layouts). Prüfe, ob die Nutzung auf deine Domain bzw. deinen Auftritt beschränkt ist.

Agentur-Lizenz vs. eigene Lizenz

• Agentur-Lizenz: Praktisch im Projekt, aber abhängig von der Agentur. Endet die Betreuung, können Updates wegfallen (müssen aber nicht, je nach Vertrag).

• Eigene Lizenz: Du bist unabhängig, bekommst selbst Updates und Rechnungen.

Empfehlung: Relevantes Kern-Setup (Theme, Schlüssel-Plugins) auf dein Konto ziehen.

Sichere dir die Lizenzhoheit für das, was deine Website am Laufen hält. Das spart Zeit, vermeidet Ausfälle und macht dich unabhängig – vor, während und nach dem Relaunch.

Unklare Lizenz-Eigentümer oder abgelaufene Updates sind ein No Go.

Bild- & Textrechte

Viele nehmen es ganz selbstverständlich an: Aber weißt du eigentlich, ob du manche Inhalte auf deiner Website überhaupt einsetzen darfst? In diesem Abschnitt liste ich dir Inhaltsformate auf, die dich bei falschem Einsatz teuer zu stehen kommen können und auch, wie du sie sicher verwendest – auch wenn das hier natürlich keine Rechtsberatung sein kann und darf.

Eigene Fotos

Der/ die Fotograf:in bleibt Urheber. Du brauchst ein Nutzungsrecht in Schriftform – mit Klarheit, wo du die Bilder einsetzen darfst (Website, Social, Print).

Tipp: 1-seitige Vereinbarung + saubere Ordnerstruktur: Quelle / Fotograf, Datum, Nutzungsrecht.

Gekaufte Stockfotos (Paid Stock)

Du hast das Bild bezahlt – super. Aber: du kaufst Nutzungsrechte, nicht das Bild „an sich“.

• Account auf deinen Namen: so kannst du jederzeit Lizenz, Rechnung und Bedingungen nachsehen.
• Lizenz lesen: Web ist nicht automatisch Print. Manche Lizenzen schließen Social Ads oder Templates aus.
• Keine Weitergabe: Die Datei einfach an Dritte „mitliefern“ ist meist nicht erlaubt. Lieber den Link zur Bildquelle teilen.

Kostenfreie Bilddatenbanken (Free Stock)

Klingt entspannt – ist es, wenn du sauber prüfst.

• Lizenzcheck: Creative Commons ist nicht gleich Creative Commons. Achte auf kommerzielle Nutzung und Namensnennung.
• Personenfotos mit Vorsicht: Oft ist kein Model-Release (Einwilligung der abgelichteten Person) hinterlegt. Wenn das unklar ist, verwende es lieber nicht.
• Marken & Produkte: Logos, Designs, Nummernschilder – heikel. Wähle besser Motive ohne rechtliche Stolperfallen.

Personenfotos

Für erkennbare Personen brauchst du eine Einwilligung (schriftlich). Beachte, dass diese widerrufen werden kann.

Nutze nur Motive mit klarer Einwilligung (Model-Release). Wenn es unklar ist oder nicht nachweisbar, verwende es nicht – weder auf der Website noch in Social Media, Newsletter, PDFs oder Print.

Kein Release, keine Nutzung: Suche lieber ein anderes Motiv (Rückenansicht, Hände, Arbeitsplatz-Detail) oder nutze ein eigenes Foto mit schriftlicher Einwilligung.

Logos & Marken Dritter

Kundenlogos sind kein Selbstbedienungsladen. Für Referenzen benötigst du eine Verwendungsfreigabe (Mail reicht, besser kurz schriftlich).

Sei bei großen Marken besonders vorsichtig – nutze, wenn möglich, offizielle Presse-Kits. Leg die Freigaben in deinem Doku-Ordner ab.

Texte & Zitate

Eigene Texte sind natürlich unkritisch.

Verwende Fremdtexte nur mit Erlaubnis oder klarer Quellenangabe. Das kommt z. B. bei Testimonials (Kundenstimmen) zum Tragen.

Du nutzt KI-Texte? Prüfe unbedingt die Fakten, vor allem bei Zahlen, rechtlichen oder sensiblen Passagen.

How-To: In 3 Schritten Vertragliches sauber und klar regeln

Du willst keinen Ärger, sondern Ordnung. Die gute Nachricht: Das lässt sich regeln – besonders mit einer erfahrenen Agentur an deiner Seite, die die Technik und die Kommunikation übernimmt. Hier ist der entspannte Weg raus, Schritt für Schritt.

Schritt 1: Sichten – deine 30-Minuten-Inventur

Atme einmal durch und verschaffe dir dann einen Überblick.

Checkliste:

• Welcher Hosting-Vertrag? Laufzeit, Paket, Kündigungsfrist.
• Was wurde geliefert (Website, Bilder, Texte)?
• Welche Zugänge hast du (Domain/Registrar, Provider-Login, CMS-Admin, Lizenzen, E-Mail)?

  Kleines Beispiel: „Hosting: Ionos · Paket: Business · Laufzeit bis 31.12. · Kündigen bis 30.11.“

Schritt 2: Durchsortieren – was ist wie eingesetzt

Das weitere Vorgehen richtet sich nach dem, was für Informationen dir noch fehlen und von wem du diese bekommen kannst. Zu beachten sind unbedingt auch Kündigungsfristen.

Das zu verstehen, zu ordnen und dann Entscheidungen zu treffen, ist aus meiner Erfahrung heraus der kniffligste Teil.

Wenn es um die Domain geht:

Ganz entscheidend ist, dass du bzw. deine Firma als Domaininhaber für deine Domain(s) eingetragen bist: Das sorgt nämlich gerne für Streitereien. Quelle: Denic

Wer als Eigner eingetragen ist, kannst du im Kundenkonto des Providers (oder ggf. Registrars) einsehen. Alternativ ist eine Whois-Abfrage über die Denic möglich, so dass der Registrar ermittelt werden kann. Dann kann dort die Anfrage gestellt werden.

Wenn es um das Hosting geht:

Professionelle Provider sind darauf eingerichtet, dass Vertragsgeschichten und Zugänge sachlich und zumeist sogar automatisiert abgewickelt werden können.

Anders kann das aussehen, wenn dein Webdesigner auch dein Hosting übernommen hat und das Hosting nicht sauber von Kunde zu Kunde getrennt ist. Klar, dass der Webdesigner dir dann keinen Zugang zum Webserver geben mag, denn du hättest dann ja Zugang auch zu den anderen Kundenprojekten.

Wenn das bei dir der Fall sein sollte, ganz unabhängig von einer Website-Erneuerung, dann wird es mehr als höchste Zeit, das sauber zu regeln und einen eigenen Provider zu engagieren. Wenn du mit deinem Webdesigner / der Agentur zufrieden bist, dann spricht ja gar nichts dagegen, dass sie dich auch weiterhin betreuen: Aber du hast dann die Fäden in der Hand.

Wenn es um die Website geht:

Etwas komplizierter kann es werden, wenn es um den Website-Zugang geht. Wenn deiner Website ein webbasiertes Content-Management-System (CMS) zugrunde liegt, dann solltest du auch einen eigenen Zugang mit Administrationsrechten haben.

Es gibt aber auch ältere Systeme, deren Administationsbereich nicht im Web, sondern auf dem lokalen Computer des Webdesigners liegen. Oder als (statische) Website ohne Adminoberfläche programmiert sind. In diesen beiden Fällen kann ein Webdesigner, wenn er programmieren kann, zwar Änderungen an der Website durchführen, aber das ist wirklich nicht mehr zeitgemäß.

Tatsächlich habe ich sogar noch zwei (geerbte) Kunden, bei denen das so ist: Aber ganz ehrlich, einen Blumentopf gewinnen sie mit ihren Websites nicht mehr und das Verfallsdatum ihrer Websites ist gesetzt. Wissen sie übrigens auch – da kennt meine Ehrlichkeit keine Gnade (siehe “Warum deine Website deine Haltung zum Business widerspiegelt”).

Auch wenn es um auf der Website eingesetzte lizensierte Komponenten geht, ist dein bisheriger Webdesigner die beste Stelle, um darüber Auskunft zu geben.

Im Backend der Website kann man zwar sehen, ob die jeweiligen Komponenten lizenzpflichtig sind: Die Frage ist aber, wer der Lizenzinhaber ist oder ob du ggf. nur Nutzungsrechte über eine Agenturlizenz hast und ob diese eventuell erlöschen, wenn die Zusammenarbeit beendet wird. Wenn du so eine Komponente dann weiterhin nutzen möchtest, musst du evtl. eine eigene Lizenz nachkaufen.

Schritt 3: Übergaben und Umstellungen – Termine, Formate, Zuständigkeiten

Wie gesagt: Wenn es Dinge mit professionellen Providern zu regeln gibt, dann ist das meistens unkompliziert, mit professionellen Webdesign-Agenturen ebenfalls. Die kennen das: Zwar verlieren auch sie ungern Kunden, aber das gehört halt auch zum Business. Reisende soll man ziehen lassen.

Gründe, warum du den Webdesigner / die Webdesign-Agentur wechseln möchtest oder musst, gibt es viele. Von “mein Neffe macht das nicht mehr”, “mein Webdesigner ist jetzt Surflehrer auf den Malediven” bis hin zu “bin nicht mehr zufrieden mit ihm” habe ich schon alles gehört.

Aber wo auch immer die Gründe liegen: Es gilt jetzt eine für dein Business wichtige Angelegenheit zu regeln.

Wenn dir das persönlich unangenehm sein sollte oder du dich dem nicht gewachsen fühlst, dann kann deine neue Agentur als fachlich-sachliche Instanz die Kommunikation übernehmen.

Das habe ich auch schon oft getan, wenn meine Kunden gesagt haben: “Ich verstehe die technischen Begriffe alle nicht, ich weiß gar nicht, was ich dem sagen soll, geschweige denn, dass ich die Antwort verstehe.”

Auch für mich als Agentur ist es einfacher, weil ich genau die Informationen abfrage und bekomme, die ich brauche und keine “stille Post” über meinen Kunden gespielt werden muss, wo ggf. Informationen verloren gehen.

Wenn du aber die Kommunikation selbst übernehmen möchtest, dann schreibe eine sachliche, höfliche Mail an die alte Agentur/den Webdesigner.

Ziel ist es Wertschätzung zu zeigen und doch klar zu sagen, was du brauchst. Einen Beispieltext dazu findest du weiter unten.

Führe freundlich und sage sachlich, was wie benötigt wird:

• Deadline setzen: „Übergabe bis {Datum} – vielen Dank!“
• Format nennen: Logins als PDF oder Passwort-Manager-Freigabe; Dateien per Link (Drive/Dropbox).
• Benenne Zuständigkeiten: „Technik & Rückfragen: {Agenturkontakt + Telefon}.“
• Was meistens easy ist: Provider-Kündigung über das Portal, vorgefertigte Formulare, Auth-Code abrufen.
• Lass dir den Eingang bestätigen: „Kurze Bestätigung reicht.“
• Türen offen lassen: „Danke für die Zusammenarbeit – bei Rückfragen melde ich mich.“

Plan B – wenn niemand reagiert

1. Nach 5 Werktagen freundlich nachfassen.
2. Einschreiben mit Fristsetzung.
3. Direktweg über Provider/Registrar, wenn du als Domaininhaber eingetragen bist (neue Agentur hilft).
4. Dokumentiere den Verlauf, bleibe ruhig, mache weiter im Plan.

Fazit

Für dich und dein Business ist es essentiell, dass du die Kontrolle über die Domain, Providerverträge und deine Website hast.

Du solltest jederzeit bestimmen können, mit wem du zusammenarbeiten möchtest: Das gilt für den Webdesigner als auch den Provider oder weitere Dienstleister, wie z. B. SEO-Agenturen. So bleibst du unabhängig, reduzierst Risiko & Zeitverlust und kannst beauftragen, wen du willst.

Kenne daher mindestens die Rahmenbedingungen und halte deine Unterlagen zusammen: Ein guter Webdesigner bzw. Agentur wird dich immer insbesondere technisch oder bei den organisatorischen Abläufen deine Website betreffend unterstützen bzw. sie komplett für dich erledigen und dir Informationen transparent zur Verfügung stellen.

Hole dir gerne einen Termin für einen Call mit mir, wenn du deine Website gerne erneuern würdest, aber bei diesen Themen leider festhängst. Ein Hinweis noch: Ich gebe keine Rechtsberatung, meine Tipps kommen aus Praxisprojekten. Konsultiere bei juristischen Unsicherheiten bitte einen Fachanwalt.

FAQs zum Wechsel von Provider oder Webdesigner